En raison de l’évolution considérable du monde du travail, un nombre croissants d’entreprises font le choix d’externaliser une partie de leur activité afin de réduire les coûts. Parmi les tâches les plus confiés aux agences offshores figure la saisie de données qui demande un énorme volume de travail. Dans quelles situations le faire, et quelles sont les avantages de cette pratique ?
Les travaux que l’on peut confier à une agence de saisie offshore
Une agence saisie offshore travaille avec une grande diversité d’entreprises, mais également de nombreux particuliers qui souhaitent effectuer leur saisie de données plus facilement. Ces commanditaires peuvent être des centres de gestion, des instituts de sondage et d’enquête ou des services administratifs des sociétés. Les travaux que l’on peut confier à une telle agence couvent de nombreux domaines, mais généralement, ils sont liés à la saisie de données chiffrées, de textes, de coupons d’enquêtes ou de jeux concours ou encore de remplissage de site web.
Souvent, les tâches de mise à jour sur intranet ou sur d’autres types de bases de données informatiques nécessitent l’affectation de plusieurs personnes. C’est la raison pour laquelle les entreprises optent pour l’externalisation auprès d’une agence de saisie offshore. Grâce à ce choix, il est possible d’obtenir des résultats rapidement. En outre, on peut, le cas échéant, signaler les anomalies et les faire corriger.
Autre tâche que l’on peut confier à une agence de saisie offshore, la saisie d’adresses qui se fait en même temps que la vérification des coordonnées par rapport aux normes postales locales. Cela évite d’avoir des doublons, et l’agence peut livrer des travaux de qualité. Pour cela, l’entreprise commanditaire n’a qu’à envoyer des documents papier ou des fichiers sources qui seront par la suite transformés en version électronique, et ce avec les consignes qui sont indispensables pour que les opérateurs puissent effectuer les tâches selon ses attentes.
Naturellement, une agence de saisie offshore peut également s’occuper de la saisie de textes : documents administratifs, compte-rendu de réunions, transcription audio de fichiers, fiches produits, rapports d’activité, documents de gestion… L’agence se charge de livrer à l’entreprise des fichiers déjà mis en forme et prêts à être utilisés sur d’autres supports informatiques.
Les bonnes raisons de s’adresser à une agence de saisie offshore
En faisant le choix de faire appel à une agence de saisie offshore, une entreprise peut s’attendre à un avantage conséquent : le coût de la prestation qui est généralement abordable. Au lieu de recruter de nouveaux collaborateurs qui vont uniquement se charger des tâches de saisie, elle n’a qu’à contacter l’agence et discuter des modalités de la collaboration. Par ailleurs, force est de constater que les agences essaient de se démarquer de la concurrence en proposant des prix plus bas et des délais d’exécution plus court.
Une entreprise qui collabore avec une agence de saisie offshore a également la possibilité de réduire les coûts liés aux charges sociales et à la réalisation de ses projets. C’est d’ ailleurs la raison pour laquelle quatre entreprises sur cinq qui choisissent cette option le font. Il est également à rappeler que la saisie de données en interne peut générer des coûts opérationnels non négligeables, en particulier lorsqu’il s’agit d’une tâche qui ne constitue pas le cœur de l’activité de l’entreprise. En d’autres termes, opter pour l’externalisation évite de mettre en place de nouvelles installations. Le gain de temps est aussi un des grands avantages de cette pratique, et cela se répercutera sur la performance des équipes.
Toutefois, il est judicieux de bien choisir l’agence de saisie offshore à qui on confie des missions. Pour cela, s’informer sur le parcours et consulter les avis des autres clients n’est pas superflu. Il est aussi recommandé de tester la réactivité de l’agence et les délais qu’elle demande pour effectuer les commandes. Enfin, il est nécessaire d’avoir un cahier de charges précis et un contrat de collaboration pour éviter les mauvaises surprises.
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